3.5. Разработка организационной структуры
Вся хозяйственная коммерческая и маркетинговая деятельность ООО «ДизельСервис осуществляется в рамках организационной структуры, которая имеет следующий вид (рис. 6.)
Во главе нашего магазина стоит директор, которому напрямую подчинен один заместитель директора. Данный руководитель выполняет все функции связанные организацией коммерческой деятельности магазина и осуществле-ния договорных отношений с поставщиками нашего предприятия. В свою оче-редь данному руководителю подчинены два основных отдела: коммерческий и торговый.
Директор магазина в системе управления выполняет функцию координа-тора работ различных служб и осуществляет общее руководство деятельностью всего магазина в целом.
В коммерческом отделе работают 4 человек (начальник отдела, эконо-мист, менеджер - 1 человека, товаровед 1 человек). Данные сотрудники обес-печивают решение вопросов, связанных с осуществлением договорных отно-шений с поставщиками нашего магазина. В функции данного отдела входят также решение всех вопросов, связанных с:
организации обеспечения магазина товарами;
организация хозяйственных отношений с поставщиками продукцией;
решение всех вопросов, связанных заключением договоров купли - продажи и поставок, а также организация их выполнения и т. п.
В свою очередь, данному отделу подчинен транспортно-экспедиционный отдел и складские службы (данные функции выполняют отдельные работники).
Согласно Положению о торговом отделе, основные задачи и функции данного структурного подразделения заключаются в организации торгово-технологического процесса в магазине, а также организации обслуживания по-купателей и налаживания повседневной торговой деятельности магазина, а также решение всех вопросов, связанных с осуществлением розничной торгов-ли в торговых секциях.
Существенным недостатком в деятельности торговых секций являются то, что они имеют функциональную подчиненность, как торговому, так и ком-мерческому отделу, а также остальным руководящим работникам предприятия. В настоящее время отсутствуют нормативные документы, регулирующие дея-тельность отдельных секций, все это в совокупности значительно затрудняет работу торговых подразделений, так как нарушает принципы функционирова-ния организационных структур.
Расширение бизнеса по поставке запчастей требует открытие новой тор-говой точки. Это влечет за собой расширение структуры управления предпри-ятием и набор персонала. Так как предприятие имело всего две торговые точки, то один человек совмещал порой несколько функций в одном лице.
Организационная структура предприятия представлена на рисунке 6.
Рис. 6. Организационная структура ООО «Дизельсервис»
Как видно из рисунка, организационная структура предприятия является линейной, что повышает уровень ответственности начальника каждого из под-разделений.
Реально взаимодействие подразделений происходило следующим обра-зом. Существуют две торговые точки. Первая большая торговая точка, в которой имеется два отдела: отдел заказа и отдел торговли по наличию. Вторая простая точка розничной торговли. Специфика работы состоит в широчайшей номенк-латуре товара, вследствие чего все виды запчастей невозможно хранить у себя на складе. Поэтому существует отдел поставки запчастей под заказ. Здесь про-ходит огромный обьем информации связанной с грамотной идентификацией нужной запчасти, поиск и выбор производителя искомого продукта, поиск и выбор детали на складе у поставщиков в Москве, если таковая отсутствует, по-иск и заказ непосредственно у производителя зарубежом (Германия, Франция, Италия, Голландия, Турция). Плюс организация доставки нужной позиции в наш город.
По истине кто владеет информацией владеет миром. В наш век инфор-мационных технологий, к счастью это делается буквально не сходя с места, хо-тя, конечно не все так гладко, как на бумаге. Отдел заказов состоит из двух че-ловек, соответственно старшего специалиста и его помощника.
Во главе розничных отделов стоят старшие продавцы материально от-ветственные лица несущие персональную ответственность за организацию ра-боты отдела, поддержание надлежащего ассортимента и т.п. В подчинении у них состоит по два продавца с необходимой квалификацией по работе со спе-цифическими программами идентификации, поиска аналогов и перевода номе-ров деталей в оригинальные коды производителей с последующим поиском по базе данных наличия на складе предприятия. Естественно дополнительно необ-ходимы знания по устройству и эксплуатации грузовых транспортных средств.
В информационном смысле результатом работы старших продавцов каж-дого отдела является информация по необходимому товару для розничной сети. Она предоставлялась старшему специалисту отдела заказов и он обрабатывал ее вместе со своей первичнй информацией .
При появлении новой (третьей по счету) розничной точки нагрузка на от-дел заказов значительно возрастет, что приведет к ухудшению качества обраба-тываемой информации, ведь кроме первичной информации от своего отдела старшему специалисту надо при каждом заказе с розничных точек анализиро-вать предложения поставщиков товара и выбирать наиболее выгодные предло-жения с точки зрения цены/качества. Оптовый рынок запчастей для грузовых иномарок по нашей оценке еще находится в совершенно нецивилизованном ви-де, это выражается в нестабильном наличии товара на складах партнеров, по-стоянное появление новых фирм-производителей и фирм-продавцов на рынке запчастей, а также изменение ценовой политики(как правило удешевление уже имеющихся предложений) уже существующих фирм-продавцов, стремящихся таким образом увеличить продаваемые ими объемы . Поэтому постоянный ана-лиз этой информации имеет одно из ключевых значений в успешном продви-жении наших товаров на пензенском рынке.
В соответствии с вышеперечисленными особенностями принято решение реорганизовать структуру управления компанией. Планируемая организацион-ная структура предприятия представлена на рисунке 7.
Рис. 7. Планируемая организационная структура ООО «Дизельсервис».
Новая должность в системе управления менеджер. В его задачу входит сбор информации со всех торговых подразделений : отдела заказов и трех отде-лов розничной торговли, анализ информации по продажам, сбор и анализ ин-формации по поставщикам, соотношение предлагаемого товара с заказанным, размещение заказов на недостающий товар у поставщиков, организация дос-тавки на склады предприятия. Для упрощения информационного обмена все торговые подразделения вместе с отделом логистики поставлены в прямое под-чинение менеджеру компании.
Далее, кроме менеджера компании, образуется потребность в формиро-вании третьего отдела розничных продаж, куда входят старший продавец и двое его подчиненных - простых продавцов.
3.6. Организационная культура
Достаточно много проблем в организации связано с организационной культурой. Это объясняется, прежде всего, тем, что новое руководство ООО «Дизельсервис» практически не уделяет этому вопросу дотаточного внимания.
Первоначально организационная культура предприятия была сформиро-вана под действием предпринимательского подхода к управлению. Данную культуру можно было охарактеризовать как предпринимательскую, так как она побуждала сотрудников вести поиск новых возможностей «зарабатывания» де-нег, возникающие проблемы решать специалистами преимущественно интуи-тивно, а полномочия были децентрализированы. Следует отметить, ООО «Ди-зельсервис» является достаточно «старым» по современным меркам (4 года со дня основания) торговым предприятием со сложившейся системой организа-ционной культуры.
Организационная культура предприятия может быть охарактеризована следующим образом:
1) Осознание себя и своего места в организации. Это проявляется в том, что торговля, сфера с коллективной ответственностью, что накладывает отпе-чаток на положение человека, которое может быть только в рамках коллектива.
2) Коммуникационная система и язык общения. Работниками предпри-ятия используется преимущественно неформальные коммуникационные проце-дуры, которые связывают не только работников одного уровня, но и подчинен-ных с руководителями. На предприятие существует специфический язык обще-ния между работниками, а также определенные формы обращения к покупате-лям.
3) Внешний вид, одежда. Все работники ООО «Дизельсервис» одеты в стандартную униформу, мужчины должны быть одеты в строгие темные кос-тюмы с галстуками или стандартные комбинезоны. Работники внешне опрятны.
4) Осознание времени, отношение к его использованию. Время работы каждого продавца четко регламентировано. Изменение времени работы руко-водством магазина практически не допускается.
5) Взаимоотношения между людьми. В основном система взаимоотноше-ний между работниками по возрастному, социальному и бригадному принципу.
6) Ценности. Четкой системой ценностей на предприятие не существует. Также не существует формальной системы норм и нормативов поведения, ко-торые бы регулировали поведение.
7) Процесс развития работника и наущения. Единой, целенаправленной программы развития персонала в магазине не существует. Однако руководство поощряет стремление сотрудников к обучению (за свой счет и без ущерба для производства).
Важной составной часть организационной культуры является продвиже-ние сотрудников по служебной лестнице
В качестве основы построения иерархической лестницы можно выбрать карьеры в области розничной торговли, на основе которой и строится работа организации. Система служебного продвижения в этом случаи будет выгла-дить следующим образом.
Рис. 8. Иерархическая лестница в организации
Представленная лестница деловой карьеры условно состоит из 2 частей. Продвижение по первым трём ступеням возможно с наличием начального или среднетехнического образования. Для дальнейшего карьерного роста в органи-зации требуется высшее образование. Соответствующие требования закрепле-ны в должностных инструкциях работников руководящего звена.
Содержание
Стр.
Введение
1. Характеристика объекта анализа
2. Менеджерский анализ внешней среды организации
2.1. СВОД анализа внешней среды организации
2.2. Изучение стратегических аспектов внешней среды организа-ции
3 Менеджерский анализ внутренней среды организации
3.1 Миссия и цели
3.2 Построение «дерева целей»
3.3 Анализ ресурсов организации
3.4 Анализ технологии производства и реализации продукции, услуг
3.5. Разработка организационной структуры
3.6 Организационная культура
4. Обоснование эффективности системы управления
Заключение
Список литературы
3
5
7
7
9
14
14
16
18
21
26
30
34
41
43
Введение
В странах с рыночной экономикой стратегический менеджмент является важнейшим инструментом регулирования перспективной хозяйственной дея-тельности организации. Он позволяет решить задачу поддержания баланса ме-жду организацией и динамично меняющейся внешней средой на основе рацио-нального планирования и эффективной организации процессов функциониро-вания и развития. При этом упор делается на гибкость, адаптивность и инициа-тивность организации, которая стремится для достижения своих целей макси-мально использовать все внутренние преимущества и возможности, исправляя имеющиеся недостатки. Применяя стратегические подходы в управлении, ме-неджеры организации значительно снижают потери и, даже добиваются успе-хов в неблагоприятных условиях внешней среды.
Такое преимущество от использования стратегического управления орга-низацией весьма актуально для современной ситуации в российской экономике. Отсюда велика потребность в новом поколении менеджеров, обладающих кон-цептуальным мышлением и умеющих принимать решения стратегические по своему характеру, вне зависимости от того относятся ли они к настоящему или будущему. Это позволяет менеджерам создавать организацию именно такой, какой они ее видят.
Функционирование предприятия в условиях рыночных отношений не-возможно без разработки и реализации целого комплекса функциональных и подфункциональных стратегий, которые образуют общую стратегию бизнеса. В последнее время многие предприятия в силу объективных причин уделяют все большее внимание вопросам освоения внешних рынков и формирования экс-портной стратегии.
Основной целью данной работы является глубокий и всесторонний ана-лиз конкретного объекта в целях отражения основных аспектов его функциони-рования и работу, а также совершенствование деятельности в рамках элементов исследования систем управления.
Основным объектом исследований данной работы будет выступать ООО «ДизельСервис».
В качестве предмета исследования выступает изучение системы управле-ния м маркетинга применительно к ООО «ДизельСервис» и сеть розничных торговых предприятий, а также теоретических основ методологии исследова-ния.
В рамках обеспечения достижения цели работы необходимо выполнить следующие задачи:
дать характеристику деятельности и системы управления на ООО «Ди-зельСервис»;
проанализировать цели деятельности и задачи организации;
проанализировать организационную структуру управления и инфор-мационное обеспечение деятельности предприятия;
разработать предложения по совершенствованию системы управления ООО «ДизельСервис».
В качестве основной теоретической базы работы выступали специализи-рованные учебные пособия по исследованию систем управления таких авторов как: Игнатьева А.В., Короткое Э.М., Мишин В.М., Рузавин Г.И. Тихомирова А.В. В тоже время в работе использован теоретический материал из литературы посвящённый общим вопросам управления и организационной деятельности и её структуры. Основые информационные материала в работе по данной про-блематике взяты из работ таких авторов как: Кравченко В.Ф., Мэскон М.Х., Поршнева А.Г., Ру¬мянцевой З.П., Саломатина Н.А., Фатхутдинов Р.А., Егор-шин А.П.и т.п.
Основы методологического обеспечения курсовой работы составили та-кие методы как: методы обследования (сбора данных), методы обработки и анализа информации, методы фор¬мирования ре¬шений, методы обоснования решений, методы внедрения (реализации) решений, а также теоретические, ло-гико-интуитивные, эмпирические и комплексно-комбинированные методы ис-следования систем управления.
1. Характеристика объекта анализа
ООО «ДизельСервис» основано недавно, в 2005 году. Данное предпри-ятие является обществом с ограниченной ответственностью, обладает правом юридического лица, действует на основе Устава, имеет самостоятельный ба-ланс и расчетный счет.
Организация ООО«ДизельСервис» расположена на территории города и обеспечивает поставку и снабжение предприятий города и региона запасными частями для коммерческого транспорта иностранного производства. Понятие «коммерческий транспорт» включает в себя грузовые мало- и крупнотоннаж-ные машины, а также автобусы для пассажирских перевозок.
Сегодня ООО «ДизельСервис» является крупным предприятием своего профиля в городе и обеспечивает не менее 15% рынка данного вида услуг среди частных (негосударственных) предприятий. На сегодняшний день заключены договора на поставку запчастей со всеми крупнейшими предприятиями, экс-плуатирующими подобную технику иностранного производства. В регионе су-ществует около пяти предприятий такой же узкой специализации и около 20 предприятий по поставке запчастей для иномарок, но «грузовое» направление для них не является основным. На данном этапе развития предприятия сущест-вует возможность и необходимость расширения торговой сети и повышения эффективности работы.
В этом виде бизнеса необходимо отметить наличие нескольких аспектов, которые определяют успешность компании подобного профиля.
Месторасположение торговая точка должна находиться на пересечении транзитных транспортных потоков и в то же время должна находиться в «зоне» досигаемости постоянных клиентов, в городской черте.
Номенклатура предлагаемого товара. Первое это то, что тираж грузовых машин, выпускаемых производителями очень маленький, по сравнению с лег-ковым транспортом. Из за маленьких тиражей соответственно делались малые партии запчастей. Откуда следует достаточно высокий уровень цены на них. Кроме малых тиражей самих машин существует очень большое разнообразие модельного ряда от мало- до крупно-тоннажных машин с огромным количе-ством видов специфических кузовов, и навесного оборудования, используемого у грузовой техники. Получается, что номенклатура предлагаемого товара отли-чается низкой унификацией вследствие чего возникает надобность держать на складе очень большой ассортимент продукции.
Основными видами деятельности ООО являются:
поставка и продажа запчастей для коммерческого транспорта иностран-ного производства;
разработка и создание собственной сервисной станции по обслуживанию коммерческого транспорта
Конечно, прежде, чем предлагать товар нашей категории необходимо со-ставить карту состава транспортных средств, находящихся в Пензенском ре-гионе и близ лежащих областей. Это необходимо сделать, так как эти показате-ли разнятся от области к области в силу сложившихся факторов.
В нашей области марки транспортных средств, для которых соответст-венно требуются запчасти располагаются в следующем порядке по количеству единиц техники (по данным опроса, постоянно периодически проводимым на-шей компанией):
1. МАН и техника, производимая на их агрегатах
2. Мерседес и техника, производимая на их агрегатах
3. ДАФ и техника, производимая на их агрегатах
4. Вольво
5.Скания
6. Ивеко
7. Рено
9. Фредлайнер и Интернэшнл (Американские производители)
Это дает возможность составить соответствующую структуру в ассорти-менте предлагаемой продукции в наличии.
2. Менеджерский анализ внешней среды организации
2.1. СВОД анализа внешней среды организации
В настоящее время на деятельность нашего предприятия оказывают влияние различные факторы маркетинговой микро и макро среды, которые как открывают новые возможности для нашего предприятия, так и грозят ему но-выми угрозами. Поэтому мы считаем необходимым провести изучение факто-ров внешней среды на основе развёрнутого СВОД анализа, результаты кото-рого приведены в табл. 1.
Условно обозначим в ней степень влияния факторов внешней и внутрен¬ней среды на деятельность ООО «ДизельСервис» (она определено экспертным путем по пятибалльной шкале оценки - возможности: 5 -очень высокие, 4 - вы-сокие, 3 - средние, 2 - низкие, 1 - очень низкие; угрозы. 5 - очень сильная, 4 - сильная, 3 - средняя, 2 - слабая, 1 очень слабая; сильные и слабые стороны: 5 -очень высокое значение, 4- высо¬кое, 3 - среднее, 2 - низкое, 1 - очень низкое).
1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 256 с.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс. М.: Изд-во МГУ, 2007. 416с.
3. Егоршин А.П., «Управление персоналом»
4. Игнатьева А.В., Максимцов ММ. Исследование систем управления: Учеб¬ное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.
5. Короткое Э.М. Исследование систем управления: Учебник. М.: ДЕКА, 2000.
6. Кравченко В.Ф. и др. Организационный инжиниринг: Учебное пособие. М.: Приор, 2006.
7. Лафта Дж. К. Эффективность менеджмента организации. Учебное пособие. М.: Русская Деловая Литература, 2006. 320 с.
8. Майталь Ш. Экономика для менеджеров. М.: Дело, 2006. 416 с.
9. Менеджмент в строительстве: Учебное пособие / Под. ред. Н. С. Степанова. М.: Юрайт, 2006. 540 с.
10. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под. ред. З.П. Румянцевой. М.: ИНФРА-М, 2007. 432с.
11. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учебное пособие. М.: Финстатинфрм, 2007.
12. Мишин В.М. Управление качеством: Учебник. М.: ЮНИТИ, 2000.
13. Мэскон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. М.: Дело, 2002.
14. Никулин Ю.Г., Дубицкий Л.Г. Аналитические методы в бизнесе и управле¬нии. М.: Изд-во стандартов, 2007.
15. Рузавин Г.И. Методология научного исследования: Учебное пособие. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
16. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 352 с.
17. Сорос Дж. Алхимия финансов. М.: ИНФРА-М, 2006.
18. Теория организации: Учебник / Под ред. В.Г. Алиева. - М.: Луч, 2006.
19. Тихомирова А.В. Оценка эффективности управления производством. - М.: Экономика, 2006. - 104 с.
20. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева. З.П. Ру¬мянцевой, Н.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 2007.
21. Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент: Учебник. М.: Бизнес-школа, 2007.
22. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения // Управление пер-соналом № 5, 2007г.
23. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации / Учебно-практическое пособие.- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Ситнез», 2007.- 336 с.