Системы электронного документооборота.

Введение

В современных условиях все большей популярностью пользуются системы электронного документооборота, которые представляют собой достаточно новое явление для Росийской Федерации. Однако сейчас в большинстве компаний приходят к пониманию необходимости создания систем поддержки документооборота и важности внедрения инструментов, реализующих электронный документооборот. Это вызвано необходимостью поддержания растущего документооборота в развивающихся компаниях и снижением затрат на его обеспечение. Помимо этого, введение системы электронного документооборота повышает управляемость компанией, уровень контроля каждого объекта управленческого учета. Поэтому создание эффективного документооборота с максимальной отдачей и минимальными затратами является важной задачей.
На данный момент за рубежом использование систем электронного документооборота находится на пике своей популярности. Очевидно, что на этом пике данная технология будет находиться достаточно долго.
Актуальность работы обусловлена следующими обстоятельствами.
Во-первых, необходимостью повышения в России динамики развития и внедрения систем ЭДО в целом, что подтверждается задачами федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» . Еще несколько лет назад в основном только крупные компании применяли электронный документооборот в своей работе, то сейчас ситуация изменилась многие фирмы используют системы ЭДО в своей практической деятельности.
Во-вторых, существенными повышением эффективности ведения документооборота в связи с введением систем электронного документооборота.
В-третьих, востребованностью введения системы ЭДО в практическую деятельность всех отделов многих копманий. В современных условиях одним из основных направлений организации управления и его усовершенствования, приспособления к существующей рыночной ситуации стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих решений. Развитие системы электронного документооборота связано с необходимостью автоматизации документооборота, последовательного развития систем обработки и хранения данных до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих все уровни и процессы деятельности компании.
Объектом исследования является основные принципы органиации документооборота управленческой деятельности в бизнесе, также будут рассмотрены особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну и основные проблемы внедрения ЭДО .



1. Принципы организации документооборота управленческой деятельности
1.1 Понятие документооборота
Под документооборотом организации принято понимать упо¬рядоченное перемещение документов, созданных в процессе ра¬боты соответствующими должностными лицами [1].
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 - документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [3].
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации их получение, обработку, переработку, использование.
Если до недавнего времени в деловой литера¬туре было принято отделять друг от друга традиционный и элек¬тронный документооборот, то теперь говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современны¬ми технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.
Основу традиционного документооборота, безраздельно до¬минировавшего все минувшие десятилетия, составляли так назы¬ваемые "бумажные" технологии, предполагавшие обращение бу¬мажных документов.
Указанные документы (в связи с отставанием новых веяний научно-технического прогресса) в большинстве российских офисов создавались и перемещались в пространстве все тем же "де¬довским" способом, то есть при помощи печатных машинок, до¬потопных множительных аппаратов и самой обычной почтовой доставки.
Однако, начиная с середины 1990-х гг., традиционный доку¬ментооборот стал постепенно сдавать свои вековые позиции, ус¬тупая место документообороту электронному.
Основу последнего (по определению) составляют так называ¬емые электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных техноло¬гий, основанных на использовании компьютерной офисной тех¬ники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов.
В настоящее время в российском делопроизводстве все еще сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некото¬рым преобладанием электронного в крупных административно-промышленных центрах.
Традиционный документооборот сохраняет свои позиции в некоторых специфических областях делопроизводства, в частно¬сти, там, где речь идет о конфиденциальных документах (доку¬ментах ограниченного пользования).
Итак, современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами.
Последнее означает, что документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка, обработка и хранение осуще¬ствляются как в электронном, так и в "бумажном" виде.
Современный документооборот организации формирует¬ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель¬ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до¬кументы
Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион¬ный поток перемещение документов внутри предприятия.
К внутренним документам принято относить документы, раз¬рабатываемые должностными лицами, исходя из задач и потреб¬ностей организации (ее структурных подразделений) и в соответ¬ствии с внутренними правилами разработки документов [3]. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.
Общая организация работы с внутренними документами орга¬низации выглядит следующим образом:
1. Получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение (уточнение).
2. Разработка проекта документа.
3. Согласование содержания проекта документа с заинтересо¬ванными должностными лицами.
4. Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.
5. Проверка правильности оформления документа, его подпи¬сание (представление на подпись) и утверждение.
6. Тиражирование и регистрация документа.
7. Доведение документа до сведения лиц, которым он предназ¬начен (до исполнителей).
8. Исполнение и контроль исполнения документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним (включая передачу документа в другое подразделе¬
ние или службу организации, а также его отправку за ее пределы),
текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.
Входящие документы это документы, поступающие в орга¬низацию извне по различным каналам связи [3].
Общая организация работы с входящими документами орга¬низации выглядит следующим образом:
1. Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.
2. Первичная обработка (распаковка, счет, сортировка).
3. Регистрация.
4. Подготовка на доклад (разметка, укладка).
5. Рассмотрение, оформление резолюций.
6. Регистрация резолюции, постановка на контроль исполнения.
7. Отправка на исполнение (доведение до сведения соответ¬ствующих должностных лиц, включая кадровую службу пред¬приятия).
8. Исполнение и контроль исполнения документа.
9. Прием исполненного документа, снятие с контроля.
10. Помещение исполненного документа в дело, последующая
работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и спи¬
сание.