Анализ эффективности применения информационных систем управления проектами (на примере НПОЭкогеохим)

ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время разработка информационных систем с целью обеспечения эффективного принятия управленческих решений стала признанной во всем мире профессиональной деятельностью. Информационные системы внедряются во многие сферы хозяйственной деятельности, поскольку использование средств автоматизации обеспечивает качественную и оперативную обработку информации. Оперативность принятия управленческих решений влияет на эффективность функционирования предприятия, что выражается в значительной экономии времени и финансовых ресурсов. Данное обстоятельство определяет актуальность научных разработок и внедрения в практику информационных систем управления бизнес-проектами. Целью данной работы является анализ эффективности применения информационных систем управления проектами (с учетом отечественного и зарубежного опыта); а также на практике провести анализ эффективности внедрения информационной системы в НПО «Экогеохим» и разобраться, как с ней работать.
Коротко об организации. НПО «Экогеохим» (г. Москва) была создана в 1990 г., и является многопрофильным конверсионным предприятием. Основные направления деятельности предприятия разработка новых технологий приготовления экологически безопаснх товарных продуктов нефтеперерабатывающей и смежных отраслей промышленности, а также технологий утилизации отходов химических и металлургических производств, производство и реализация высокоэффективных присадок к горюче-смазочным материалам. В 2005 г. в сотрудничестве со специалистами опытно-конструкторского бюро НПО «Химавтоматика» на НПО «Экогеохим» была разработана и внедрена в практику информационная система, целью которой является обеспечение эффективного управления инвестиционно-проектной деятельностью. Необходимость внедрения данной системы была связана с выполнением ряда крупных инвестиционных проектов в НПО «Экогеохим».
ГЛАВА 1. СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ)
1.1. Принятие решения о выборе и применении информационных систем в организации
В настоящее время в США уже сложились глубокие традиции использования информационных систем управления проектами во многих областях жизнедеятельности. Например, исследования, проведенные еженедельником «Infoworld» (США) [16], показали, что 50 % пользователей в США требуются системы, позволяющие поддерживать планы, состоящие из 500-1000 работ, и только 28 % пользователей разрабатывают расписания, содержащие более 1000 работ. Что касается ресурсов, то 38 % пользователей приходится управлять 50-100 видами ресурсов в рамках проекта, и только 28 % пользователей требуется контролировать более чем 100 видов ресурсов. В результате исследования были определены также средние размеры расписаний проектов:
 для малых проектов 81 работа и 14 видов ресурсов;
 для средних 417 работ и 47 видов ресурсов;
 для крупных проектов 1198 работ и 165 видов ресурсов.
Данные критерии могут служить отправной точкой для менеджера, обдумывающего полезность перехода на проектную форму управления деятельностью собственной организации. Как видно, применение системы управления проектами может быть эффективным и для очень небольших проектов.
Необходимость использования информационных систем для управления бизнес-проектами обоснована тем, что, согласно исследованиям, проведенным Standish Group [18], в странах США и Западной Европы около 90 % проектов не были успешно выполнены из-за перерасхода средсв или отклонения от сроков. Более того, 33 % проектов были прекращены до стадии завершения. Примерно 1/3 из проектов, выполняемых мелкими, средними и крупными компаниями, превысила бюджет в среднем на 150-200 %. Более чем 1/3 из обследуемых компаний сообщали о превышении сроков выполнения проектов на 200-300 %. На неудачные, в том числе нереализованные, проекты в мире тратится около 145 миллионов долларов в год. Статистика использования компаниями США систем управления проектами представлена на рисунке П1.1. Эффективность использования компаниями США информационных систем управления проектами представлена на рисунке П1.2. Как показывает опыт США, Канады, европейских стран внедрение систем управления проектами позволяет существенно повысить эффективность реализации проектов компании.
Постоянное совершенствование методов управления организацией, подкрепляемое использованием современных информационных систем является условием успешного функционирования компании на рынке. Одной из задач руководителя стало использование прогресса в информационных технологиях, чтобы не отстать от конкурентов. Однако на передний план выходят задачи выбора, эффективного внедрения и использования подобных систем. Системы управления проектами характеризуется несколькими признаками, которые, по сути, являются требованиями, определяющими их эффективное применение в организации (таблица П2).
К решению о выборе информационных систем управления проектами в различных организациях приходят разными путями [8]. Самый короткий путь, как правило, связан с решением, основанным лишь на рекламной информации продавца системы. Определенную помощь в выборе системы могут оказать сравнительные обзоры информационных систем, публикуемые в компьютерных изданиях. Однако необходимо иметь в виду, что в обзорах, публикуемых в компьютерных журналах, преимущественно оценивается мощность и изящность реализации функций систем с программистской точки зрения. Вопросы же управленческой эффективности применения систем в той или иной ситуации отходят на второй план.
Западные обзоры систем для управления проектами традиционно разделяют системы, доступные на рынке, на две широкие группы: системы высшего класса (high-end(и системы низшего класса (midrange). При попытке ответить на вопрос о критериях классификации систем выясняется, что основным признаком для отнесения программы к тому или иному классу является ее цена. Если система продается по цене ниже $ 1000, то она автоматически попадает в разряд систем низшего класса. Если же установленная на систему цена превышает $ 1000 (а лучше, чтобы она была выше $ 3000), то система имеет все шансы быть отнесенной к высшему классу. Развитие информационных технологий последних лет практически свело на нет различия между системами по объемным показателям мощности систем (размеры планируемого проекта по работам и ресурсам, скорость пересчета проекта). Даже дешевые пакеты сегодня способны поддерживать планирование проектов, состоящих из десятков тысяч задач и использующих тысячи видов ресурсов. Выявить отличия в реализации отдельных функций часто удается лишь при детальном изучении и тестировании системы.
Отметим некоторые особенности внедрения и использования информационных систем управления на российском рынке [1, с.222]. По оценкам экспертов в России только 5 % компаний используют формализованные подходы к управлению проектами (в основном это IT компании) [12]. Большинство пользователей систем управления проектами составляют организации, располагающиеся в крупных городах страны (Москва, Санкт-Петербург, др.). На сегодняшний день оформление рынка предложений информационно-аналитических систем находится в стадии своего роста и развития. В отечественных изданиях стали появляться обзоры информационных систем управления проектами [6; 9]. Следует отметить значительное повышение интереса к совершенству процессов управления проектами. Лидерами в этой области в России являются: MS Project (последняя версия MS Project Professional 2003) более 50 %, Spider Project, Primavera (Primavera for Enterprise), Open Plan. Российские специалисты, использующие или готовые использовать системы управления проектами на своих предприятиях не выделяют какой-либо объективно универсальной системы. Во-первых, для каждой сферы деятельности присущи свои особенности, и та или иная система подходит в большей или меньшей степени. Во-вторых, сказывается небольшой опыт работы с системами на фоне их довольно серьезных функциональных возможностей. В-третьих, решение об использоваии той или иной системы часто зависит не столько от ее функциональных возможностей, сколько от степени готовности самого предприятия использовать данный инструмент в своей деятельности. Но все же можно отметить постепенное распространение практики использования специализированных систем по управлению инвестиционными проектами.
Выбор информационной системы совершается на основе составления перечня задач, для решения которых требуется система управления проектами. Необходим анализ характера деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления: какая деятельность может планироваться в виде проектов, насколько детально необходимо планировать и контролировать проекты. Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.
Успешная разработка технико-экономического обоснования еще не означает успеха всего проекта. Даже весьма перспективный проект может потерпеть неудачу из-за ошибок планирования и реализации. Для выбора системы необходимо определение перечня реализованных функций планирования и управления (см. подробнее таблица П3):
только планирование или планирование и контроль хода проекта;
планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;
планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
детальное планирование использования ресурсов;
многопроектное управление.