Совершенствование процесса контроля в современной организации (на примере ООО Меркурий)

ВВЕДЕНИЕ

Управленческий контроль это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью обеспечения выполнения ор-ганизационных задач.
Актуальность темы курсовой работы обусловлена несколькими причина-ми.
Наиболее основополагающей причиной является необходимость наблю-дать за тем, чем люди заняты, чтобы быть уверенными, что они знают, что и как им следует делать. Маленькие ошибки не кажутся значительными, но их совокупный эффект через некоторое время может воздействовать на снижение потенциала организации. Другая причина необходимости управленческого кон-троля непрекращающиеся изменения, с которыми организации и их менедже-ры сталкиваются. Динамичность внутреннего и внешнего окружений фирм усиливает важность связи между планированием и контролем. Возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом является ещё одной важной причиной необходимости управленческого контроля. Чем крупнее и сложнее организация, тем в большей степени она требует формализации системы кон-троля в управлении.
Контроль является одной из важнейших функций управления. Поэтому этот вопрос хорошо изучен в экономической литературе.
Целью курсовой работы является изучени функции контроля в системе менеджмента организаций и направления его совершенствования на примере торговой организации ООО «Меркурий»
Задачи работы:
1) изучение теоретических основ функции контроля в управлении ор-ганизацией;
2) практический анализ контроля в системе менеджмента конкретной организации, на примере ООО «Меркурий»;
3) разработка рекомендаций по совершенствованию управленческого контроля в ООО «Меркурий»
Предметом анализа является контроль как функция управления.
Объект анализа торговая организация ООО "Меркурий".

1. КОНТРОЛЬ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА
1.1. Понятие контроля, его сущность и основные виды

Слово «контроль» как и слово «власть» рождает прежде всего отрица-тельные эмоции. Для многих людей, «контроль» прежде всего означает ограни-чение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. в общем, все то, что прямо противоположно представлениям свободы личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении под-чинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, ис-ключающим возможность действий, наносящих вред организации и застав-ляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления .
Контроль это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Управленческий контроль это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения орга-низационных задач.
Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактиче-ски достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандар-тов.
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали саму организа-цию. Контроль очень важен для того, чтобы организаця функционировала ус-пешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.
Почему необходим контроль?
1. Неопределенность. Планы и организационные структуры это лишь карты того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество раз-нообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменение законов, социальных ценностей, технологии, усло-вий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут пре-вратить планы в нечто совершенно недостижимое. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны.
Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой орга-низации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью.
2. Предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и про-блемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетают-ся, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий ок-ружающей среды и поведения людей.
Функция контроля это такая характеристика управления, которая по-зволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность ор-ганизации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.
Вот что написано в мудрой китайской книге "И Цзинь" ("Книге перемен") еще три тысячи лет назад: "Когда умный человек видит почему он добился ус-пеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их" .
Одна из важнейших причин необходимости существования контроля со-стоит в том, чтобы любая организация безусловно обязана обладать способно-стью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они по-вредят достижению целей организации.
3. Поддержание успеха. Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является ус-пешным в деятельности организации. Другими словами, одни из важнейших аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.
4. Широта контроля. Контроль это криически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанно-стей, даже если никто ему специального этого не поручал.
Таким образом, контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мо-тивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.
Эффективный управленческий контроль создается на основе его соеди-нения с процессом стратегического планирования. Эффективный контроль обеспечивает основу для наблюдения по осуществлению стратегических пла-нов таким образом, чтобы менеджеры могли определить, насколько хорошо выполняется план и где необходимо сделать изменения или применить регули-рующие меры .
Управленческий контроль в общем осуществляется на двух организаци-онных уровнях. Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием физических, финансовых, че-ловеческих и информационных ресурсов для достижения организационных це-лей. Второй уровень стратегический контроль (рис.1).
На рис.1 финансовые и информационные ресурсы показаны во взаимо-связи с другими видами ресурсов, поскольку они имеют отношение ко всем другим ресурсам.
Рис.1. Направленность управленческого контроля
Когда мы рассматриваем организационную деятельность как систему подбора и концентрации ресурсов, их трансформирования и создания продук-ции, становится очевидным, что различные виды управленческого контроля не-обходимы для каждой фазы этой системы (рис.2): предварительный, текущий, заключительный (обратный) контроль.
Предварительный (направляющий) контроль это такой подход к кон-тролю, который использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей . В процес-се предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за из-менениями.
Основными средствами осуществления предварительного контроля явля-ется реализация определенных правил, процедур и линий поведения.
На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые мо-гут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.
Текущий (просеивающий) контроль это такой подход к контролю, ко-торый основан на его применении в процессе выполнению работы.
Текущий контроль на операционном уровне стремится обеспечить вы-полнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных по-сле проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для то-го чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.
Менеджеры, выполняющие текущий контроль на стратегическом уровне, обычно сосредотачивают внимание на квартальных результатах и на ключевых вехах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необхо-димые коррективы.
Обратный (заключительный) контроль этой такой подход к контро-лю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после за-вершения основного процесса.
Обратный контроль на операционном уровне играет три основные роли. Первое, он обеспечивает операционных менеджеров информацией, необходи-мой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны. Второе, обратный контроль часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих. И третья роль обратного контроля состоит в том, чтобы настроить менеджеров, ответственных за обеспечение или про-ведение процесса, на то, чтобы они наладили свою деятельность должным об-разом.