ВВЕДЕНИЕ
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности документы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат основанием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, информационной работы, способом доказательства, средством общения, закрепления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, между персоналом и администрацией предприятия и т.д. [20, с. 23]
Различают несколько групп деловых документов: организационно-правовая, плановая документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по личному составу; финансовая, договорная документация; документация по материально-техническому обеспечению и другие. [15, с. 67]
Документы являются материальными носителями информации. Они отражают события, содержат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролировать процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Документы имеют юридическую силу и потому служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативную функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учреждениями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становятся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам управления предприятием.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя важная сторона управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в особой степени влияет работа его секретаря.
Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно становятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. [29, с. 4]
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
В сущности, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".
ВВЕДЕНИЕ 5
Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности 10
1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства 10
1.2. Классификация секретарей 17
1.3. Личные и деловые качества секретаря 20
1.4. Должностная инструкция секретаря 26
Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности. 29
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства 29
2.2. Организация работы с документами 34
2.2.1. Регистрация документов 36
2.2.2. Обработка входящих документов 39
2.2.3. Обработка исходящих документов 41
2.2.4. Обработка внутренних документов 42
2.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов 43
2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел. 45
2.3. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя 53
2.3.1. Переговоры по телефону 55
2.3.2. Организация совещаний 58
2.3.3. Прием посетителей 61
2.3.4. Подготовка служебных командировок. 63
2.4. Оформление деловой документации 65
Глава 3. Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности 69
3.1. Концепция электронного офиса 69
3.2. Основные технические средства осуществления секретарской деятельности 74
Выводы 82
ПРИЛОЖЕНИЕ 85
Список использованной литературы. 96
1. Закон Украины «Об обращениях граждан». Ведомости ВР АРК, 1996 - № 47.
2. Постановление КМУ «Об утверждении инструкции по делопроизводству за обращениями граждан в органах госвласти и местного самоуправления» № 348. К., 1997.
3. Закон Украины «Об информации». Ведомости ВР АРК, 1992 - № 48.
4. Закон Украины «О Национальном архивном фонде». Ведомости ВР АРК, 1994 - № 15.
5. ГОСТы.
6. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», изд-во Экмос, 1999.
7. Бондырева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.
8. Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов / ВЗФЭИ. М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
9. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.
10. Головач А. С. Образцы оформления документов. Д., 1997.
11. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. К., 2001.
12. Дунаевский О.В. Современная условная речь. М., 1987.
13. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России М.: Высшая школа, 1983.
14. Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения // Открытые системы М., 1995.
15. Под ред. Кудряева В.А. и др. Организация работы с документами. М.: Инфра М, 1998.
16. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Кузнецова Г.В., Лихачев М.Т. и др./ М.: Экономика, 1991.
17. Кузнецова Т.А. и др - Секретарское дело. М., 1996.
18. Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. - № 1.
19. Лоу Д. Секреты Word для Windows95 К.: Диалектика, 1996.
20. Справочник по делопроизводству. Практическое пособие. 2-е изд. /Под ред. Павлова К.С./ М.: Приор, 1999.
21. Попов В.М. Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация. М.: Экмос, 1998.
22. Рихтер И. И. История делопроизводства в России: Указ. соч. М., 1980.
23. Родионов И.И. Информационные ресурсы для предпринимателей. М.: Электронные знания, 1994.
24. Сабат Энн Мэри. Бизнес-этикет. М., 2000.
25. Салтыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство делового секретаря. М., 1995.
26. Самуэльян Н.А. Настольная книга секретаря-референта. М., 1996.
27. Старовойтов М. К., Фомин П. А. Практический инструментарий организации управления промышленным предприятием. М.: Высшая школа, 2002.
28. Степанков М. В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. М.: Приор, 1996.
29. Обучающий комплект № 1 «Секретарь» - Харьков: ХФЭИ, 1998.
30. Практическое пособие по предпринимательской деятельности. Запорожье: Украинская полиграфическая индустрия, 1995.
31. Примерная номенклатура дел территориального органа Госкомиссии по ценным бумагам и фондового рынка. К., 1999.