Информационная среда организации и процесс ее формирования.

Введение

Актуальность настоящей работы. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллек¬тивам предприятий, общественным организациям, всем работаю¬щим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизнен¬ный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепен¬ных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение матери¬альных, сырьевых и других ресурсов. Использование по¬следних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивиду¬альными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обо¬гащается.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос¬нованных управленческих решений. Передача информа¬ции о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осущест¬вляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других техниче¬ских средств связи.
Цель данной работы исследование информационной среды организации и процесса её формирования
Исходя из поставленной цели работы в исследуемой организаци необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач: дать определение информационной среды, определить её составляющие, исследовать условия эффективности действия информационной среды организации.
1. Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды предприятия

«Бизнес-процесс, реализуемый на предприятии, представляет собой комплекс ключевых взаимосвязанных биз¬нес-процессов (видов деятельности), которые потребляют ресурсы (материальные, финансовые, трудовые, интеллектуальные и пр.) и в результате которых производится определенная группа продукции (промышленная продукция, построенный объект, информационная продукция, управленческое решение и пр.), товаров и услуг, ценная для потребителей» .
Каждая стадия развития бизнеса предполагает количественное или качественное изменение организационно-экономических характеристик бизнес-процессов. Именно своевременное и быстрое реагирование бизнеса и бизнес-процессов на изменение рыночной среды, гибкость, модернизация производства позволят предупредить и смягчить кризисные ситуации на предприятии, выбрав правильную стратегию реструктуризации (реорганизации) или перепроектирование бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов и его организационно-экономических характеристик).
В ходе анализа деятельности предприятия можно выделить боль¬шое число разнообразных процессов (до нескольких сотен), которые в определенной степени характеризуют полный цикл внедрения, производства и реализации продукта/услуги. Однако на практике предприятие имеет достаточно ограниченное количе¬ство ключевых процессов, которые формируют информационную среду предприятия
Основными операциями с информацией являются сбор, регистрация, предва¬рительная обработка, итоговая обработка. Сбор и регистрация информации опре¬деляются периодичностью поступления данных, возможностью появления ошибочных данных, способом отображения данных. Предварительная обработка ин¬формации это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительно¬го хранения, унификация формы. Эта стадия характеризуется временем проведе¬ния, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторич¬ных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизаци¬онной выборке части сведений и т. д.
Полное представление о потоках информации в системе управления дают ин¬формационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отобра¬жают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельно¬го подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.
Справочная информация содержит, например, параметры оборудования, стан¬дарты на продукцию, ценники, тарифные ставки оплаты труда, характеристику партнеров, законы и т. д. Нормативные массивы формирует сама система управ¬ления. Они включают нормы расхода материалов и энергии, производительность оборудования, нормы запаса материалов, нормы отходов и потерь в производстве и т. д.
Специальными понятиями, используемыми при анализе информации, являют¬ся символ, реквизит, запись, массив, база данных.
Символ элемент описания информации, в качестве которого используют буквы, цифры, знаки.
Реквизит законченный неделимый информационный объект. Реквизит мо¬жет состоять из цифр, алфавитной записи, алфавитно-цифровой записи. Сово¬купность реквизитов, образующая законченное информационное сообщение, на¬зывают записью. Совокупность записей образует массив.
Характеризуется массив наименованием, длиной записи, максимально допусти¬мым числом знаков реквизитов, датой формирования. Массивы данных органи¬зуются по последовательной либо иерархической схеме. При последовательной организации массива в каждой записи содержится адрес размещения следующей порции данных. Для упрощения процесса поиска данных в массиве его записи располагаются со структурированной предварительной сортировкой.
Ветвящиеся (иерархические) массивы более прогрессивны для хранения и ис¬пользования. В этом случае массив состоит из частных массивов различных уров¬ней. В верхнем уровне содержатся наиболее общие сведения, но для каждой запи¬си указывается адрес детализирующих сведений. Ветвящийся массив удобен для целей дополнения и выборки. Он требует меньше места при хранении.
Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддер¬живающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, про¬изводство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сер¬висное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

2. Условия эффективности деятельности информационной среды организации

Системы оперативного управления предприятием являются ключевым и необходимым решением в общей информационно-управляющей структуре любого предприятия. «На Западе такие системы широко применяются и выделены в отдельный класс MES систем (Manufacturing Execution Systems Производственные Исполнительные Системы или Manufacturing Enterprise Solutions Решения для Промышленных Предприятий). Таким образом, MES (manufacturing execution systems) это интегрированная информационно-вычислительная система, объединяющая инструменты и методы управления производством в реальном времени» .
Чем отличаются MES-системы от ERP-систем, и почему они находятся на разных уровнях информационной структуры? ERP-системы ориентированы на планирование выполнения заказов, т.е. отвечают на вопрос: когда и сколько продукции должно быть произведено? MES-системы фокусируются на вопросе: как в действительности продукция производится? И оперируют более точной информацией о производственных процессах.