1.2 Роль анализа в менеджменте.
Анализ и оценка уровня работы руководителя и бизнесмена. Задача состоит в том, чтобы менеджеры и бизнесмены самостоятельно анализировали и оценивали свой труд и труд членов своего коллектива, перейдя затем к плановости и системности действий, вырабатывали научный подход, оригинальные творческие решения применительно к конкретной ситуации на всех уровнях и ступенях управления.
Приступая к аналиу своей деятельности, не следует ограничиватся лишь сбором и констатацией отдельных фактов, характеризующих стиль и методы работы, а вскрывать сущность, побудительные причины и направления деятельности, выявлять частные и общие закономерности, присущие стилю, измерять силу их действия в реальных условиях, сверять абстрактные умозаключения с практическими результатами.
Исходить нужно из того, что анализ это лишь начальная стадия совершенствования вашей деятельности как менеджера. При помощи анализа изучаются количественные и качественные характеристики вашего стиля деятельности, его составные части. Однако истинное познание достигается путем обобщения исследуемых частей в зависимости от их значимости, что позволит в дальнейшем повысить качество и культуру вашего труда как руководителя [2, с. 324].
Анализ уровня применения технических знаний. Целесообразно анализировать уровень применения технических знаний для планирования и составления графика работы коллектива, степень убеждаемости членов коллектива в принятии этих планов и их выполнении, получаемые отчеты и принимаемые меры, уровень составленных отчетов и полноту передачи информации вышестоящим и нижестоящим инстанциям, степень убеждаемости вышестоящего руководства в принятии рекомендаций, степень содействия вышестоящему руководству в решении общих и специальных проблем [3, с. 59].
Изучение и анализ трудовых навыков. Необходимость выполнения этого обусловливается тем, что, прежде чем исправлять свои трудовые навыки в целях их совершенствования, необходимо знать все о том, что вы делаете, как и почему вы это делаете. Выполняя эту работу, не пытайтесь вспомнить или представить ваши трудовые навыки за какой-то определенный период, необходим их постоянный анализ [5, с. 7].
Учет расходуемого времени. Накопление информации о фактическом использовании рабочего времени и продолжительности отдельных видов вашей работы по базовой специальности для руководителя коллектива является весьма важным. Необходимо правильно организовать и систематически проводить учет времени, которое вы расходуете в течение достаточно длительного периода. Это позволит вам представить реальную картину трудовых навыков. Выполняя эту работу, необходимо учитывать, что для составления и изучения ваших трудовых навыков может потребоваться значительное время. Во всяком случае, уже к концу месячного срока изучения вы сможете иметь представление о них.
Для выполнения этой работы некоторым руководителям приходится преодолевать психологический барьер, недопонимание важности этой работы. Ее частое игнорирование приводит к связанному с недостатком времени напряженному трудовому ритму явлению, присущему деятельности многих менеджеров. Некоторые руководители в теченир дня сменяют несколько десятков различных видов работ и тем самым создают себе иллюзию того, что везде и во всем успевают. Однако анализ их работы свидетельствует о том, что, тратя минимум времени на максимум различных видов работ, они не могут дать глубокий анализ реальной действительности, и как результат принимаемые ими решения носят поверхностный характер.
Такие руководители впадают в постоянно ускоряющуюся «текучку» срочных дел. Они не имеют возможности уделять достаточно времени решению кардинальных проблем, стоящих перед коллективом. Это вызывает новую волну экстренных нерешенных текущих вопросов. Менеджер подчас отвлекается на различные второстепенные, малозначимые вопросы вопреки интересам решения главной задачи.
Если же из-за нехватки времени менеджер удлиняет свой рабочий день, тем самым он уменьшает свое свободное время, которое могло бы пойти на самообразование, интеллектуальное развитие, повышение эффективности труда, и в результате руководитель отстает от повышающихся требований времени, входит в противоречие с ними [7, с. 110].
Анализ и изучение собственной работы по специальности. Анализируются индивидуальная работа по сво ей основной специальности и смежным специальностям, соответствие их тарифно-квалификационному разряду, справочнику и другим нормативным документам.
Анализ и изучение затрат времени по руководству работой других. Анализируются организационная деятельность в коллективе, координация, инструктаж по специальности, воспитание и контроль действий членов коллектива, распорядительство как функция управления.
Анализ и изучение затрат времени на самообразование. Анализируются виды профессионального обучения, повышения обеобразовательного уровня, чтение газет и журналов, общей литературы, материалов научно-технической информации и др.
Анализ и изучение затрат времени на общественную работу. Анализируются работа в общественных организациях цеха и завода, участие в собраниях, работа в местных органах государственного управления, различных комиссиях и т. п.
Анализ неиспользованного рабочего времени. Анализируется время на проезд до работы, служебные разъезды, ожидания, всяческие помехи и пр. Следует отметить, что организация личного труда отнюдь не личное дело менеджера. Неупорядоченность рабочего дня, вечная занятость, бессисгемность в работе менеджера или бизнесмена, бесконечная штурмовщина, спешки создают во всем коллективе малоэффективный режим работы, что отражается на общих итогах работы [6, с. 91].
Анализ финансовой системы предприятия (ФСП). Он составляет значительную часть финансового анализа. ФСП характеризуется обеспеченностью финансовыми ресурсами, целесообразностью и эффективностью их размещения и использования, финансовыми взаимоотношениями, платежеспособностью и финансовой устойчивостью. Оно напрямую зависит от результатов производственной, коммерческой и финансовой деятельности предприятия. Основными источниками информации для анализа финансового состояния предприятия служат формы финансовой отчетности №1, 2, 3, а если анализ проводят внутренние пользователи, то еще и данные текущего бухгалтерского учета.
Одним из приемов анализа ФС является чтение баланса и изучение абсолютных величин. Однако, информация только в абсолютных величинах недостаточна для принятия решений, так как на ее основании нельзя оценить динамику показателей. Поэтому, наиболее часто используются коэффициенты или отношения, представляющие собой показатели ФСП. Полезность анализа отношений для принятия решений зависит от правильности их интерпретации. Анализ финансовых коэффициентов заключается в сравнении их значений с базисными величинами, а также в изучении их динамики за отчетный период и за ряд лет. Существуют такие виды сравнительного анализа:
- горизонтальный, с помощью которого определяются абсолютные и относительные отношения статей по сравнению с началом отчетного периода;
- вертикальный, который используется для изучения структуры средств и источников, путем расчета удельного веса отдельных статей в итоговых показателях.
- трендовый, который базируется на расчете относительных отклонений показателей за ряд лет от уровня базисного года.
Отличительной особенностью анализа ФС является роль в нем человеческого фактора и бухгалтерского риска. Методика анализа включает: анализ платежеспособности предприятия, анализ структуры имущества и средств, вложенных в него, анализ оборачиваемости оборотных средств, анализ деловой активности и эффективности управления [3, с. 64].
КУРСОВАЯ РАБОТА
на тему
РОЛЬ КОРНТРОЛЯ И АНАЛИЗА
В МЕНЕДЖМЕНТЕ ОТРАСЛИ
(на примере издательского дела)
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ3
Глава 1
ТЕОРИЯ..5
1.1 Контроль и его роль в менеджменте
издательского дела.5
1.2 Роль анализа в менеджменте..13
Глава 2
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ..18
2.1 Издательская система России...18
2.2 Анализ и контроль формирования и развития.21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.28
ЛИТЕРАТУРА...32
ПРИЛОЖЕНИЕ № 133
ПРИЛОЖЕНИЕ № 234
ПРИДЛОЖЕНИЕ №3..35
ВВЕДЕНИЕ
Цель данного исследования состоит в том, чтоб охарактеризовать процесс осуществление анализа и контроля в менеджменте, продемонстрировать их на примере для издательской деятельности и выявить, какую роль они при этом играют.
Работа состоит из двух глав с подпунктами. Теоретические выкладки подкреплены практическим применением их в конкретной сфере (издательском деле).
Менеджмент самостоятельная область знаний с начала XX в.
Объектом менеджмента как науки является любая сложная социально-техническая система (предприятие, фирма, организация) независимо от сферы деятельности и формы собственности.
Предмет изучения научного менеджмента наиболее значимые закономерности, свойства, стороны и процессы, связанные с организацией совместной деятельности людей и управлением ею.
В основе менеджмента как науки тысячелетняя практика управления.
Понятие менеджмент от англ. тапаgе руководить, управлять, заведовать, стоять во главе.
Менеджмент интеграционный процесс, с помощью которого профессионально подготовленные специалисты-менеджеры формируют организации и управляют ими путем постановки целей и разработки способов их достижения. Процесс менеджмента рассматривается по стадиям, основным сферам деятельности, функциям управления.
Таким образом, менеджмент это:
способ, манера обращения с людьми;
власть и искусство управлять кадрами;
особые умения и административные навыки;
орган управления, административная единица.
Кроме того, менеджмент специфический орган (аппарат) управления современной организацией. Без него организация как целостное образование не может существовать и эффективно функционировать. Главная задача аппарата управления координация и рациональное использование ресурсов организации для достижения ее целей В аппарат управления входят руководители, специалисты и служащие (технические исполнители).
Эффективно управлять организацией (издательством) или ее (его) подразделениями в современных условиях невозможно без глубокого понимания сущности и содержания менеджмента. Менеджмент сложное, емкое и многогранное явление, охватывающее: (умение человека добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей; функции, виды деятельности, связанные с управлением людьми в организациях различных типов; область человеческого знания, помогающую управлять; определенную категорию людей (социальный слой), осуществляющих управление.
Обычно определение менеджмент применяют только к управлению социально-экономическими процессами на уровне фирмы, действующей в рыночных условиях (частные издательства). Но в последнее время это понятие стали широко применять к непредпринимательским организациям (государственные издательства).
Глава 1
ТЕОРИЯ
1.1 Контроль и его роль в менеджменте издательского дела.
Основные функции менеджмента. Слово функция в переводе с латинского языка означает совершение, исполнение.
Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций.
Функции управления специализированные виды управленческой деятельности; обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.
Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решения, придание ему формы и доведения до исполниетлей.
По виду и направленности деятельности различают общие и конкретные функции управления.
Общие (основные) функции управления осуществляются в каждой производственной системе (издательской) и на каждом уровне управления; присущи управлению любой организацией (издательством); разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ (корректура, редактирование, верстка, печать и т. д.) по признаку последовательности их выполнения во времени; относительно самостоятельны и в то же время тесно взаимодействуют [4, с. 48].
Функция планирования состоит в определении целей организации и выработке мер по их достижению (выпуск книжных или журнальных изданий и. т. д.). Это действия, с помощью которых руководтво придает единое направление усилиям всех членов организации. Например, составление годового и тематического плана выпуска изданий.
Функция организации деятельности состоит в создании структуры управления предприятием (издательский отдел при научном институте), определением заданий подразделениям (редакторскому отделу отредактировать, операторам внести правки, верстальщикам сверстать) установлении порядка их взаимодействия, подборе людей для конкретной работы, наделении их полномочиями и ответственностью. Это единственная функция, обеспечивающая взаимосвязь и повышающая эффективность всех других функций управления.
Функция координирования направлена на достижение согласованности и гармоничности в совместной деятельности всех элементов (направлений деятельности, подразделений, служб, отделов, подсистем) предприятия. Например, назначаются координаторы редакторского и операторского отделов, которые отвечают за деятельность ввереныхз им подразделений раздают работу личному составу, контролируют качество выполнения работ, определяют сроки сдачи материалов в верстку и печать.
Функция регулирования обеспечивает выполнение текущих мероприятий, связанных с устранением отклонений от заданного режима работы организационной системы. Применяется в процессе оперативного управления совместной деятельностью людей путем диспетчеризации на основе контроля и анализа этой деятельности.
Например, директор или же главный редактор издательства по мобильному телефону дает указания своим заместителям и требует у них отчета о проделанной работе. Таким образом, если своевременно главный редактор получит сигнал о задержке производственного процесса, и зная кто из подчиненных за какой участок работы несет ответственность, наверняка сможет разрешить сложившуюся ситуацию.
Функция мотивации состоит в побуждении персонала к эффективной добросовестной деятельности для достижения целей организации. Направлена на определение потребностей персонала, разработку систем вознаграждения за выполненную работу, использование различных систем оплаты труда.
В издательстве это может происходить таким образом: собирается совещание, на котором главный редактор от имени дирекции взывает к тому, чтобы весь коллектив был заинтересован в конечном результате, дескать, чем скорее и качественнее сделается работа (выпустится книга или журнал и т. д.), тем быстрее все получат деньги, вырученные от реализации продукции.
Функция контроля состоит в наблюдении за происходящими процессами изнутри управляемого объекта, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными, выявлении отклонений. Наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям [11, с. 142].
В издательстве эту роль могут поручить координатору или заместителю главного редактора. На практике это выглдит примерно таким образом: по существующей договоренности между издательством и заказчиком книга должна выйти в конце текущего года. Уже ноябрь месяц, координатор докладывает главному редактору, что на данный момент готово 60 % книги, тот, соответственно, делает вывод, что поскольку та часть, которая осталась, является наиболее трудоемкой, издательство наверняка не успеет к сроку выпустить книгу. В сложившейся ситуации обнаруживается причина, по которой произошла задержка и в экстренном режиме путем личного контроля за процессом либо сразу устраняется эта причина либо находятся пути для ее устранения.
Функция учета деятельности реализуется для получения всесторонней информации о состоянии деятельности (производственной коммерческой, финансовой и др.). Состоит в измерении, регистрации, группировке данных, характеризующих объект управления (издательство). Различают учет бухгалтерский (финансирование, расход средств и т. д.), оперативный (личный состав и его функции, обязанности и прочее) и статистический (сколько изданий за учетный период выпустилось).
Функция анализа деятельности состоит в комплексном изучении деятельности предприятия (издательства) с помощью аналитических и экономико-математических методов в целях объективной ее оценки, определения узких мест (координирование работы редакторов, операторов и верстальщиков) в развитии издательской деятельности и возможных путей улучшения сложившегося положения. Важная задача анализа установить степень выживаемости фирмы, ее способности противостоять внешним (конкуренция) и внутренним (конфликты) дестабилизирующим факторам.
Функция принятия решений. Решение это выбор, который должен сделать руководитель для выполнения должностных обязанностей. Например выпустить и сбыть издательскую продукцию.
С помощью управленческих решений реализуются все перечисленные функции управления.
Контроль как функция менеджмента. Цель функций контроля и регулирования обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.
Контроль постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа. Задачи контроля:
сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция учет);
оценка состояния и значимости полученных результатовдеятельности, выявление отклонений от стандартов плановыхзаданий, нормативов (функция оценка);
анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция анализ);
прогнозирование последствий сложившейся ситуации иобоснование необходимости принятия корректирующих воздействий [10, с. 367].
Функция контроль переходит в функцию регулирование в момент принятия и реализации решений по корректированию выявленных отклонений.
Контроль выступает в качестве функции обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления.
Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.
По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т. е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле [17, с. 78].
Характеристика основных видов контрольной деятельности. Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности.
Эффективная система контроля характеризуется:
стратегической направленностью;
ориентацией на результаты;
соответствием контролируемому виду деятельности;
своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
экономичностью и простотой [15, с. 34].
Различают такие виды контрольной деятельности:
предварительный
текущий
заключительный
стратегический
оперативный
финансовый
административный
полный
выборочный [16, с. 211].
Рассмотрим теперь более конкретно каждый из них:
Предварительный проводится до принятия решения по тому или иному вопросу в целях предупреждения неверных или необоснованных решений. Применяется к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. К примеру перед сдачей в печать вычитывается контрольный экземпляр.
Текущий осуществляется в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий). Назначение своевременное выявление отклонений, препятствующих исполнению решений в полном объеме, нужного качества и в установленные сроки. Производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Например, координатор операторского отдела следит за внесением всех операторов редакторских правок в окончательный эленктронный вариант.
Заключительный осуществляется после реализации решения для проверки правильности его исполнения. Главному редактору передается сигнальный экземпляр печатного издания.
Абросимов И. Д., Медведев В. П. Менеджмент как система управления хозяйственной деятельностью. М., 1992.
2. Арутюнян В. А. Как стать бизнесменом. М., 1992.
3. Бовыкин В.И. Новый менеджмент: Управление предприятием на уровне высших стандартов: Теория и практика эффективного управления. М.: Экономика, 1997.
4. Герчиков И. Н. Менеджмент: Учебник / издание III. М.: изд. объед. «Юнити», 1997. 495 с.
5. Год планеты: Экономика, Политика. Бизнес. М., 1992.
6. Драккер Питер. Управление, нацеленное на результаты.М., 1992.
7. Ерофеева В. А. Учет, информация, управление: прямые иобратные связи. М.: Финансы и статистика, 1992.
8. Зигерт В., Ланг Л. Руководитель без конфликтов / Сокр. пер.с нем. М., 1990.
9. Инновационный менеджмент: Справ, пособие / Под ред. 11.Н. Завлина, А.К. Казанцева, Л.Э. Миндели. 2-е изд. -М.: ЦИСН, 1998.
10. Кредісов А. І., Панченко Є. Г., Кредісов В. А. Менеджмент для руководителей. М.: Просвещение, 1999. 511 с.
11. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 1995.
12. Немцов В. Д., Довгань Л. Є., Г. Ф. Сініок. Менеджмент организаций. М., 2001. 388 с.
13. Управление это наука и искусство / А. Файоль, Г. Эмерсон, Ф. Тейлор, Г. Форд. М., 1992.
14. Управление качеством: Учебник для вузов / Под ред. С.Д.Ильенковой. М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.
15. Управление организацией: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. 2-е изд. М.: ИНФРА-М, 1998.
16. Управление персоналом // Леданов И. Д. Практический менеджмент. 1993.
17. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А. Я. Кибанова. М.: ИНФРА-М, 1997.
18. Управление проектами / Под общ. ред. В.Д. Шапиро. СПб.: ДваТрИ, 1996.
19. Шмален Г. Основы и проблемы экономики предприятия: Пер. с нем. / Под ред. А.Г. Поршнева. М.: Финансы и статистика, 1 996.
20. Якокка Л. Карьера менеджера / Пер. с англ. М.: Прогресс, 1992.
21. Кузьминова Н. Г. Рейтинг полиграфических предприятий России // Новости полиграфии. 2007 № 5.