Специфика системы электронного документооборота на предпри-ятии

Введение Актуальность темы исследования. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. В настоящее время на большинстве российских предприятий документооборот в виде (договоров, прайс-листов, приказов, деловой переписки, финансовой документации и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Таким образом, возникает потребность в эффективном управлении электронными документами, которая в свою очередь и привела к созданию систем электронного документооборота. Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS). По оценкам аналитиков, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться. Необходимость автоматизации документооборота организации определяет актуальность данной темы. Степень разработанности проблемы. С учетом недостаточной разработки темы, при написании курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Ко второй категории изданий относится научная литература, труды авторитетных специалистов в области документоведения Ермолаева Н., Гореткина Е., Санкина Л.В., Акопянца А. и многих других. Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и норма¬тивно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Объектом курсовой работы являются электронный документооборот. Предметом – методы и технологии системы электронного документооборота. Цель курсовой работы – проанализировать специфику системы электронного документооборота на предприятии. Исходя из поставленной цели, сформулированы основные задачи курсовой работы: - раскрыть содержание понятия «электронного документооборота»; - определить принципы технологии электронного документооборота; - рассмотреть виды и свойства систем электронного документооборота; - проанализировать системы документооборота на предприятии ООО «Татнефть – Лениногорское УПНП и КРС»; - сделать основные выводы по автоматизации электронного документооборота на предприятии. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы. Раздел 1. Социально-экономическая сущность системы электронного документооборота 1.1 Электронный документооборот как экономическая категория С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работе был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: 1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [14 с.10] Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. 2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [15, с.7]. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Белова А.А., Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Акопянца А. и многих других. В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Документооборот и Делопроизводство», « Электронные системы», «Делопроизводство».