использование MICROSOFT Excel в экономике

Введение

Microsoft Excel средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц, первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году. Табличные процессоры - удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников - всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. В дальнейем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Microsoft Excel это программа управления электронных таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа деловых данных. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates.

Возможности Excel при работе с функциями

Функции в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel. Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.
Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.
Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой ;. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.
В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.
Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.


Типы функций

Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.
При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.
Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.
В Excel широко представлены математические функции. Например, можно выполнять различные операции с матрицами: умножать, находить обратную, транспонировать.
Функции просмотра и ссылок позволяет «просматривать» информацию, хранящуюся в списке или таблице, а также обрабатывать ссылки.

Промежуточные итоги
Что такое промежуточные итоги
Назначение промежуточных итогов состоит в обобщении данных. Предположим, имеется список продаж. Он включает дату продажи, номер счета, продукт, количество проданных единиц, цену и сумму дохода. На основе этой информации можно получить предварительные результаты для данных, сгруппированных по номеру счета и по продукту.
Используя команду Итоги, не требуется писать формулы. Excel автоматически создает необходимые математические выражения, вставляет строки промежуточных и общих итогов и структурирует данные. В результате информацию легко обрабатывать, т. е. форматировать ячейки, создавать диаграммы на ее основе и печатать.
Подготовка данных к подведению промежуточных итогов
Чтобы правильно подвести промежуточные итоги, требуемые данные следует расположить в столбцах с подписями. Названия необходимы для группировки данных и получения результатов.
Кроме того, требуется сгруппировать данные на рабочем листе по некоторому признаку, например, по номеру счета. При этом можно сортировать информацию более чм по одному полю (столбцу).
Создание промежуточных итогов
1. Создайте список, приведенный на рис. 1.1. Обратите внимание, что список отсортирован по номеру счета.
2. Выделите ячейку списка, а затем воспользуйтесь командой Данные, Итоги. Появится диалоговое окно Промежуточные итоги.
3. Укажите, как группировать данные, выбрав значение в списке При каждом изменении в. Список содержит названия столбцов списка. Например, если требуется подсчитать сумму продаж, относящихся к одному номеру счета, выберите столбец "Счет".
4. Выберите операцию, выполняемую над данными, из списка Операция. Чаще всего используется функция Сумма, но имеется возможность подвести итоги с помощью функции Количество значений, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количество чисел и др. Excel предлагает функцию в зависимости от типа данных выбранного столбца. Так, если ячейки содержат числа, то будет предложена функция Сумма, а для текста - функция Количество значений.

Рис. 1.1. Список с данными
5. Выберите данные, которые должны участвовать в расчетах, установив в списке Добавить итоги по флажки требуемых столбцов данных. Например, если требуется подсчитать доходы, относящиеся к одному номеру счета, установите флажок Доход. Чтобы подвести итоги по нескольким столбцам одновременно, установите
6. Чтобы заменить все старые промежуточные итоги на вновь создаваемые, установите флажок Заменить текущие итоги.
7. Чтобы вставить символ конца страницы после каждой группы, для которой подводятся промежуточные итоги, установите флажок Конец страницы между группами.
8. По умолчанию строки, содержащие общие и промежуточные итоги, располагаются под детальными данными. Сбросьте флажок Итоги под данными для размещения итоговых строк над детальными данными.
Excel вставляет строки, содержащие промежуточные итоги, для каждой группы и выполняет указанную операцию (шаг 3) для заданного столбца (шаг 4). Кроме того, добавляется строка общих итогов. Важно отметить, что общие итоги являются результатом выполнения операции над детальными данными, а не над промежуточными результатами.
Excel помечает вставленную строку поясняющим текстом. Например, если итог подведен по номеру счета, то перед ним будет стоять текст [Номер счета] Всего (место [Номер счета] подставляется конкретное значение).
Более того, Excel структурирует данные. После создания промежуточных итогов появляются символы структуры, которые позволяют скрыть или показать детальную информацию групп.
На рис.1.2 показан пример группировки доходов по номеру счета.