Автоматизация предприятия

Введение
На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы делопроизводства крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.
Компьютерный же учет имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в делопроизводстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество делопроизводителей, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их работы. Таким образом при применении компьютера количество переходит в качество: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения делопроизводства.
Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
В условиях жесткой конкуренции одним из способов противодействия неблагоприятным условиям является построение эффективной информационной системы делопроизводства, поэтому тема дипломного проекта является актуальной.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
В связи с постоянно растущим бумажным оборотом предприятия возникла необходимость в автоматизации работы делопроизводства, так как делопроизводители, выполняющие все операции делопроизводства не могли больше быстро и качественно справляться со своими обязанностями при все возрастающем количестве документов.
Целью данного дипломного проекта является автоматизация делопроизводства и разработка информационной системы компании «Сивас» в виде АРМ делопроизводителя.
Целью автоматизированной системы является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать анализировать и ис¬пользовать информацию по документации компании.
В результате проведенных исследований было принято решение разработать АРМ делопроизводителя, обеспечивающую учет основных операций делопроизводства.

1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
Компания «Сивас» («Cyvas») зарегистрирована в 1993 году. Основной акцент при создании компании был сделан на комплексной реализации строительных проектов, состоящих из нескольких самостоятельных этапов от проектирования до выполнения работ по интерьеру.
Уже в 1994 году открылось постоянное Представительство «Сивас» в России, где компания к тому времени реализовала несколько интересных проектов и подтвердила репутацию не только высокопрофессионального исполнителя, но и надежного партнера.
Сейчас «Сивас» занимается проектированием, оформлением разрешительной документации, а также полным циклом строительных работ («под ключ») преимущественно на условиях генерального подряда и в соответствии с лицензиями на проектирование, общестроительные и строительно-монтажные работы при возведении зданий и сооружений I и II уровней ответственности (высотой до 100 м).
Материалы, оборудование и мебель, поставляемые международными представительствами компании «Сивас» напрямую с заводов-изготовителей, разрешены к использованию на территории Российской Федерации, что подтверждено соответствующими сертификатами.
Для выполнения проектных и строительно-монтажных работ создана мощная техническая база: при проектировании используются системы автоматизированного проектирования, при разработке экстерьеров и интерьеров 3-мерная компьютерная графика, а в строительстве применяются передовые механизмы, технологии и материалы. Например, в технологиях теплозащиты и энергосбережения зданий применяются инженерные системы последних поколений.
Технико-экономические свойства объекта управления приведены в табл.1.1.



Таблица 1.1
№ п\п Наименование характеристики (показателя) Значение показателя на определённую дату либо за период Стоимостные характеристики, руб.
1 Количество проектов в год, доход 3 23 500 200
2 Количество документов, проходящих через канцелярию компании в год, стоимость обработки 62000 759 000
3 Количество отделов 10 -
4 Количество работников, з/п 105 1 740 000

1.1.2. Организационная структура управления предприятием
Компания "СИВАС" в своей работе применяет методики управления, системы и технологии согласно своим потребностям.
Система функционирования компании на базе текущей численности персонала:
- Управленческий персонал к нему относятся руководители (ген.директор, коммерческий директор, заместитель директора, главный инженер) и специалисты (начальники участков)
Основные функции:
все вопросы руководства текущей деятельностью компании;
представление интересов компании;
совершение сделок;
утверждение штатов, заключение трудовых договоров;
издание указов, распоряжений, приказов;
оперативное руководство деятельности;
- Административный персонал (секретари, руководитель АХО, офис-менеджеры и т.д.).
Основные функции:
Ведение делопроизводства
Контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для различных отделов и департаментов
Организация и контроль проведения ремонтных работ в офисе (проведение тендеров среди подрядчиков)
Организация переездов
Взаимодействие с эксплутационными службами, арендодателями
Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий
Административная поддержка жизнедеятельности офиса: закупка расходных материалов, канцелярии, продуктов
Проведение тендеров среди подрядчиков (ремонт, переезд, закупка мебели и т. п.)
Организация и оснащение рабочих мест сотрудников
Руководство курьерскими службами, уборщицами, секретарями на ресепшн.
- Персонал по технике безопасности (охрана).
Основные функции:
Разработка, реализация и совершенствование системы мер по обеспечению экономической безопасности организации;
Своевременное выявление и предупреждение внутренних и внешних угроз экономическим интересам организации;
Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну
Вскрытие фактов экономических правонарушений со стороны работников организации.
Обучение сотрудников организации основам экономической безопасности.
Контроль соблюдения сотрудниками организации норм и правил экономической безопасности.
Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам экономической безопасности.
- Проектировщики. Основные функции:
Выполняют под руководством более квалифицированного специалиста отдельные проектные работы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам, техническим условиям, строительным нормам и правилам, нормам по технике безопасности, производственной санитарии и противпожарной защите.
Увязывают принятые проектные решения с проектными решениями других разделов (частей) проекта.
Используют при выполнении заданий каталоги и справочники, техническую документацию по типовым проектным решениям, унифицированным узлам и изделиям.
Выполняют работы по оформлению привязки к конкретным площадкам строительства типовых и повторно применяемых проектов, сверке копий проектных документов с их оригиналами, а также по внесению изменений в разработанную проектно-сметную документацию, сдаче ее в архив.
- Технических персонал. Основные функции:
Проектирование и разработка новых объектов.
Планово-профилактические работы и текущий ремонт ИС
Проведения технико-экономических расчетов;
Выполнение чертежных и графических работ;
Оформлению проектно-сметной документации;
Выполнение технических работ на объекта.
- Инспектирующий управленческий персонал и строительный надзор. Основные функции:
Осуществление технического надзора строительства;
Обследование объектов;
Испытание новых введенных в эксплуатацию объектов;
- Управление механизации
Основные функции:
Строительно-монтажные и погрузочно-разгрузочные работы;
Эксплуатация и ремонт строительной техники;
Транспортные услуги;
- Бетонный завод - это крупный современный завод, производящий более 1000 наименований ЖБИ, использующихся как на исполняемых объектах фирмы, так и в продажу сторонним организациям.
- Производство симпролита отдел, отвечающий за производство и сбыт симпролита, особо легкого строительного материала, с наилучшими теплохарактеристиками в классе бетона. Симпролит - это запатентованная смесь из вспененных гранул полистирола, портланд цемента и добавок. Используется специальное оборудование, которое позволяет формовать стеновые и перегородочные блоки и изготавливать плиты для утепления и реконструкции фасадов.
- Персонал на площадке отдел, отвечающий за ведение производства, состоит из:
постоянный управляющий по технике безопасности;
постоянный управленческий персонал и строительный надзор;
рабочие.
В приложении 1 показана организационная структура компании.