Организация работы с документами, содержащими гриф ограничения доступа

Введение

Информация в наше время играет особо важную роль в жизни и дея-тельности людей. Успешно решая проблемы технического характера, современный бизнес в конкурентной среде все более ценит информа¬цию, от своевременности, количества и качества которой зависит опе¬ративность и качество принимаемых решений, выживание компании, благополучие людей. Современное общество, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. Темпы научно-технического прогресса в сфере компьютеров, те¬лекоммуникационных систем и информационных технологий беспрецедентно высоки. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль ин¬формации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информацион¬ной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.
Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, яв-ляются многочисленные формы и виды документов.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, пред¬приятия. Поэтому ведение многих документов предписано закона¬ми. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранять сведения, содержащие гриф ограничения доступа.
В данной работе рассмотрены особенности работы с документами, содержащими гриф ограничения доступа.
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрыты технологии учета конфиденциальных документов. Вторая глава содержит порядок работы персонала с конфиденциальной документацией. Защите конфиденциальной информации посвящена третья глава.
При написании работы использована учебная литература по делопроизводству.
Глава 1. Технология учета поступивших конфиденциальных документов
1.1. Назначение и виды учета документов, содержащих гриф ограничения доступа

Документы могут нести информацию открытую и информацию с ог-раниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Сек-ретно», «Коммерческая тайна» и т. п. (см. рис. 1).












Рис. 1. Схема классификации документов по грифу ограничения доступа

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хра¬нения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процес¬са защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступен¬чатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (чаще используется термин «регистрация») открытых документов в первую очередь преследует цель включения доку¬мента в справочно-информационную систему для целей справоч¬ной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахожде¬ния. В связи с этим к конфиденциальным документам, скорее всего, применим более широкий термин «учет документов».
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов - обеспечение их физической сохранности, комплектности и цело¬стности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомлен¬ности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличие от откры¬тых документов конфиденциальные документы (на любом носи¬теле) учитываются сразу при поступлении или перед изготовле¬нием первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распреде¬ления или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:

Заключение

Таким образом, документы несут информацию открытую и информацию с ог¬раниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Сек¬ретно», «Коммерческая тайна» и т. п.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; обеспечение порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу конфиденциальных сведений.
Конфиденциальную информацию можно условно разделить на два крупных блока: научно-техническая (технологическая) информация; деловая информация.
Состав и объем конфиденциальных сведений предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа, а также правила ее использования определяются руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов-аналитиков.
Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами.
Для ограничения доступа к документам, содержащим гриф ограничения доступа, руководитель устанавливает круг лиц, имеющих доступ к этой информации, правила работы с этими документами. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности конфиденциальной информации может быть закреплен в трудовом контракте (договоре) с работником.
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Все документы, содержащие гриф ограничения доступа, полежат учету и специальному обозначению. Движение таких документов должно своевременно отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».
По окончании года специально созданная комиссия проверяет наличие всех документов с грифом ограничения доступа, отбирает документы для архивного хранения или уничтожения.