Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.
По данным журнала «ASAP», за год в мире производится » 6 млрд. документов; обычный служащий тратит в год около 150 часов на поиск утерянной информации. Встает острая потребность предоставления необходимой информации в готовом для «потребления» виде с последующим ее предложением.
Современный рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них DocsVision 3.6 компании DocsVision, ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation и др.
Введение 3
Теоретическая часть
1. Необходимость автоматизированных систем документооборота 9
2. Развитие автоматизированного делопроизводства 13
3. Требования к автоматизированным систем управления
документацией 15
4. Автоматизация управления документооборотом:
концепции и системы 19
5. Электронный документ и электронный документооборот 21
6. Анализ эффективности внедрения СЭД (системы электронного делопроизводства) 28
Практическая часть
1. Экономия затрат на оплату труда пользователей СЭД 31
2. Экономия затрат на оплату машинного времени 32
Заключение 36
Список использованной литературы 36
1. Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 2005.
2. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. – М.: Издательская группа ИНФРА. М – НОРМА, 2007.
3. Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации. - Ашхабад, 1998.
4. Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. - М., 2008.
5. Благодатских В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. – М.: Финансы и статистика, 2005.
6. Замлинский В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Документоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. - К., 2002.
7. Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. - М., 2005.
8. Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917-1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. - М., 2005.
9. Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД - М., 2007.
10. Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. – 2000.